Правила наименования адресов корпоративной почты
Клиент или поставщик компании, получив письмо с адреса glavbuh@firma.ru или dostavka@firma.ru сразу поймёт, что это почта бухгалтерии или отдела доставки. А вот адрес корпоративной почты sergey@firma.ru не имеет логического обоснования. Сергей может быть директором, юристом, снабженцем или менеджером. Нелогичное создание адресов компании существенно усложняет коммуникации с контрагентами, запутывая их.
Такой принцип удобен и для руководителей компании. Можно чётко понимать, кому какой адрес почты принадлежит.
Основные принципы наименования корпоративных адресов
Это основной принцип, которым нужно руководствоваться, создавая корпоративную почту компании. Понимая процессы, происходящие в компании или организации, можно настроить почту таким образом, чтобы упростить коммуникации и организовать контроль над перепиской. При этом важны подразделения или отделы, преемственность должностей (когда почта предыдущего сотрудника достается новичку), мониторинг руководителем корреспонденции подчиненных и так далее.
Например, руководитель одного из отделов хочет контролировать работу своего подразделения. Для этого он использует пересылку всей корреспонденции на свою почту. Можно создать папки по каждому сотруднику для сбора писем. В связи с этим следует четко понимать бизнес-процессы, протекающие в компании, прежде чем приступить к созданию и настройке корпоративной почты.
Обезличенные должности
Этот принцип особенно касается «единичных» должностей — главного бухгалтера, начальников отделов, кадровика. Можно использовать фамилию и имя, но в этом нет большого смысла. При смене сотрудника придётся менять почту, а это принесёт сложности:
- потеря преемственности — необходимо будет сделать переадресацию с предыдущего ящика на новый или давать доступ сотруднику к старому адресу, а это лишняя трата времени;
- неудобство для контрагентов— им придётся привыкать к новой почте, при этом есть риск попадания писем в спам и адресации корреспонденции на старый адрес по привычке;
- необходимость запоминания нового адреса.
В связи с этим имеет смысл использовать принцип создания почты по должности, а не по имени. При этом правила орфографии отходят на второй план, уступая место наглядности. Простой пример — для юриста логичным и правильным был бы адрес с именем lawyer@ (следуя правилам английского языка), но удобнее использовать имя «yurist@», как более понятное для России. Соответственно, для бухгалтера правильно — accountant@, но сплошь и рядом встречаются buh@ и buhgalter@.
Данное правило актуально только при работе на внутреннем рынке – зарубежные партнеры вас просто не поймут.
Одинаковый алгоритм создания для однотипных должностей
Есть несколько основных правил создания корпоративных адресов в этом случае. Например, можно использовать:
- первые буквы ФИО;
- имя и первую букву фамилии и наоборот;
- телефон — рабочий или личный;
- название должности и порядковый номер.
Можно использовать разные вариации сказанного на выбор. Главное помнить, что принцип создания должен быть один.
Отдельная почта для важных писем
Для рекламы и продвижения в интернете и оффлайне используются все средства — публикация в каталогах и справочниках, участие в торговых площадках, реклама на сторонних ресурсах, участие в выставках, даже брендирование автомобилей. Использование разных почтовых адресов поможет измерить конверсию от разных способов продвижения. Например, для торговых площадок можно использовать свой адрес, для сайта один и для выставки другой. Так можно будет понять, какой способ рекламы приносит больше прибыли, а какой не работает вообще. Логично использовать специальный ящик для сбора писем с разных адресов с использованием папок с особыми правилами – координатору отдела продаж будет проще отслеживать и контролировать почту.
Есть возможность не создавать почту — не создавайте
Много почтовых ящиков — плохо. За ними нужно следить, собирать почту, читать её, отвечать. Можно не заметить важное сообщение. Поэтому иногда удобнее использовать внутреннюю рассылку или алиас.
Внутренняя рассылка — это объединение нескольких почтовых адресов в одну группу. При отправке сообщения на адрес группы письмо получат все участники. Алиас — почта, не существующая в реальности. Это псевдоним для настоящего адреса. При поступлении сообщения оно автоматически перенаправляется на основную почту, адрес которой есть в настройках. К одному реальному адресу можно создать несколько алиасов.
В случае затруднений с выбором эффективных наименований для адресов корпоративной почты обратись к профессионалам.